MAKING-OF
So entsteht das Expertenforum
Das jährlich stattfindende Expertenforum ist ein Leuchtturmprojekt der Zukunftsinitiative Klima.Werk. Es vereint Fachleute aus den verschiedenen Bereichen der städtischen Verwaltung, die auf dem Forum gemeinsam an Lösungen für eine klimaresiliente Stadtentwicklung arbeiten. Und doch ist es keine klassische Fachveranstaltung, sondern vielmehr eine Werkstatt für integrale Projekte und Themen. Doch wie entsteht eine solche Veranstaltung, und was macht die Planung und Durchführung so besonders?
Wie alles beginnt: Die Wahl der Gastgeberstadt
Die Entscheidung, welche Stadt das nächste Expertenforum ausrichtet, folgt keinem festen Prinzip. Ziel ist es, langfristig alle im Klima.Werk beteiligten Kommunen einzubinden. Während größere Städte seit 2015 den Anfang gemacht haben, folgen nun kleinere Kommunen, die auch auf die Erfahrungen der vergangenen Jahre bauen können. Mittlerweile hat sich die Ausrichtung des Forums auch zu einem begehrten „Gütesiegel“ für die Städte entwickelt und zu einem Vehikel, um die eigenen Bemühungen beim Thema Klimafolgenanpassung in der Öffentlichkeit zu positionieren.
Was diese Zusammenarbeit so besonders macht, ist das große gegenseitige Vertrauen: Keine einzelne Person kennt alle Details, doch jedes Teammitglied ist überzeugt, dass die anderen ihre Aufgaben mit Sorgfalt und im Sinne der Initiative erledigen. Diese kooperative Arbeitsweise motiviert die Beteiligten und machen das Forum zu einer gemeinsamen Herzensangelegenheit des Netzwerks.
Der lange Vorlauf: „Nach dem Forum ist vor dem Forum“
Die Planung des Expertenforums beginnt offiziell etwa neun Monate vor der Veranstaltung, doch die Vorüberlegungen in den Städten starten oft schon zwei Jahre vorher. Dies liegt vor allem daran, dass passende Locations frühzeitig gebucht und Termine mit hochrangigen Teilnehmenden wie Landespolitiker:innen oder Bürgermeister:innen abgestimmt werden müssen. Ein zentraler Moment ist die Wahl des Mottos, das als Leitmotiv für die gesamte Veranstaltung dient – von den Workshopthemen bis zu den Keynotes. Weitere wichtige Schritte sind der Versand des Save-the-Dates und die Zusammenstellung des Programms, die das Forum für die Beteiligten greifbar machen und die heiße Phase der Organisation einleiten.
Teamarbeit und Vertrauen
Das Erfolgsgeheimnis der Planung
Die Planung erfolgt in einer breit aufgestellten Runde aus Mitarbeitenden der gastgebenden Stadt und anderen Klima.Werk-Städten und der Serviceorganisation der Zukunftsinitiative bei der Emschergenossenschaft. Innerhalb dieses Netzwerks arbeiten Sprintteams an spezifischen Formaten wie Keynotes oder Exkursionen. Die Planungsrunde gibt den Rahmen vor, während die Teams eigenverantwortlich Entscheidungen treffen und Aufgaben umsetzen.
Als Teil des Organisationsteams erlebt man eine hohe Selbstwirksamkeit. Das entgegengebrachte Vertrauen motiviert.
Ulrike RaaschMitarbeiterin in der Serviceorganisation der Zukunftsinitiative Klima.Werk bei der Emschergenossenschaft
Das Forum als Motor für Städte und Menschen
Das Expertenforum entfaltet nicht nur während der Veranstaltung, sondern auch darüber hinaus eine beeindruckende Wirkung. Es ist ein nachhaltiger Impulsgeber für die gesamte Region.
Henrike AbromeitAbteilungsleiterin Umweltplanung und Natur bei der Stadt Bottrop